Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

Ontos B.V. (exploitant van Doc2iXBRL) is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via:

De iXBRL Reader (openbare tool)

Onze iXBRL Reader is een gratis, openbare tool die iedereen zonder account kan gebruiken. Om hem te openen is wel een zakelijk e-mailadres nodig: we vragen het één keer, vóór uw eerste upload, en onthouden die toegang in de browser. De Reader is niet te gebruiken zonder een adres achter te laten, en persoonlijke e-mailproviders zoals Gmail, Outlook of Proton accepteren wij niet. Wanneer u een getagd iXBRL Report Package uploadt, is dat bestand een financieel verslag dat persoonsgegevens kan bevatten van anderen dan uzelf, zoals bestuurders, ondertekenaars of accountants. In dit onderdeel leggen wij uit hoe wij die gegevens verwerken en welke keuzes u heeft.

Doeleinden en rechtsgrond

Het uitvoeren van de Reader op het door u geuploade bestand

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) - om de inhoud van het Report Package dat u wilt openen te lezen, te valideren en weer te geven. Zonder de onderstaande optionele toestemming wordt uw bestand tijdelijk verwerkt en niet langer bewaard dan het beperkte venster dat onder Bewaartermijnen wordt beschreven.

Het opslaan van uw bestand om het product te testen en te verbeteren

Rechtsgrond: Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG), uitsluitend opt-in en standaard uitgeschakeld. Alleen als u deze toestemming uitdrukkelijk verleent, bewaren wij uw geuploade bestand om Doc2iXBRL te testen en te verbeteren. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

Marketing-e-mail

Rechtsgrond: Toestemming (art. 6, lid 1, onder a, AVG), uitsluitend opt-in en standaard uitgeschakeld. Als u ervoor kiest productnieuws en marketing-e-mail te ontvangen, gebruiken wij het door u opgegeven e-mailadres voor dat doel. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken, even eenvoudig als u die heeft gegeven.

Readertoegang en lead-opvolging

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f, AVG) - om te begrijpen welke organisaties de openbare Reader gebruiken en om dezelfde browser niet opnieuw om toegang te vragen. Wij weigeren gangbare persoonlijke, gratis en wegwerp-e-mailproviders voor dit doel, zodat wij alleen een zakelijk adres bewaren. Contact over de Reader zelf berust op de aparte bevestiging die u bij de toegangsstap geeft en die dat gebruik benoemt; productnieuws en marketingmail zijn weer iets anders en sturen wij alleen op basis van de hierboven beschreven marketingtoestemming.

Er worden drie dingen van u gevraagd en dat zijn niet dezelfde dingen. Het zakelijke e-mailadres is verplicht - daarmee opent de Reader. Bevestigen dat u het recht hebt om het bestand te delen is ook verplicht, omdat het bestand gegevens van anderen kan bevatten. De toestemmingen voor opslag en marketing zijn optioneel, staan los van elkaar en staan standaard uit: de Reader werkt ongeacht of u ze verleent, en wij leggen elke toestemmingskeuze vast zodat wij deze desgevraagd kunnen aantonen.

Ontvangers en verwerkers

Wij gebruiken Supabase als verwerker voor database- en bestandsopslag. Supabase handelt op onze instructie onder een verwerkersovereenkomst en uitsluitend om hosting en opslag voor de Reader te leveren.

Deponeringsdata wordt verwerkt in EU-regio's voor primaire hosting, opslag, OCR en documentverwerking. Waar toekomstige goedgekeurde verwerking een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER) omvat, vertrouwen wij op Standaard Contractuele Clausules (SCC's) of gelijkwaardige waarborgen, zoals beschreven in het onderdeel 'Internationale Gegevensoverdracht' hieronder.

Hoe lang wij uw upload bewaren

• Zonder de opslagtoestemming: uw bestand zelf bewaren wij niet - het wordt tijdelijk verwerkt en verwijderd zodra het rapport is weergegeven en door de validator is gecontroleerd. De technische metagegevens van de upload en het zakelijke e-mailadres waarmee u de Reader opent, wissen wij binnen 30 dagen, behoudens beperkte back-upretentie en herstelvensters. Dat adres verlengt die 30 dagen niet. Elke optionele toestemming verlengt alleen waarvoor zij geldt, tot maximaal 12 maanden: de opslagtoestemming bewaart uw bestand en het bijbehorende gegeven, en de marketingtoestemming bewaart uw e-mailadres zodat wij u kunnen sturen waar u om vroeg.
• Met de opslagtoestemming: wij bewaren uw bestand maximaal 12 maanden (365 dagen), waarna het wordt verwijderd, tenzij u uw toestemming eerder intrekt of om verwijdering verzoekt.
• Verwijdering op verzoek: u kunt ons op elk moment vragen een geupload bestand en de persoonsgegevens daarin te verwijderen, en wij doen dit zonder onnodige vertraging.

Persoonsgegevens van andere personen in het bestand

Een Report Package kan persoonsgegevens bevatten van andere personen dan degene die het uploadt, bijvoorbeeld de namen en handtekeningen van bestuurders, commissarissen of accountants. Wij verwerken die gegevens uitsluitend om de Reader uit te voeren en, waar u daarvoor toestemming heeft gegeven, om het product te testen en te verbeteren.

Wanneer u een bestand uploadt, bevestigt en garandeert u dat u het recht heeft het te delen en ons toestemming te verlenen het voor deze doeleinden te verwerken. U bent er verantwoordelijk voor dat u eventuele persoonsgegevens in het bestand mag delen.

Bent u een persoon die in een geupload verslag wordt genoemd en wilt u uw rechten op grond van de gegevensbescherming uitoefenen of verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken, dan kunt u contact met ons opnemen via contact@doc2ixbrl.com. Wij geven gevolg aan uw verzoek, ook al heeft u het bestand niet zelf geupload.

Uw rechten en hoe u deze uitoefent

Voor gegevens die via de Reader worden verwerkt, heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via de gegevens in de onderdelen 'Verwerkingsverantwoordelijke' en 'Contact' van dit beleid.

Waar onze verwerking berust op toestemming (het opslaan van uw bestand om het product te verbeteren, of marketing-e-mail), kunt u die toestemming op elk moment intrekken, even eenvoudig als u die heeft gegeven. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden.

Gegevens die Wij Verzamelen

Wij verzamelen verschillende soorten informatie om onze dienst te leveren en te verbeteren:

Persoonlijke Informatie

• Naam en e-mailadres wanneer u een account aanmaakt
• Organisatienaam en -gegevens
• Betalingsgegevens wanneer u een abonnement afsluit (verwerkt door onze betalingsprovider)
• Communicatie wanneer u contact met ons opneemt

Documenten en Content

• Financiële documenten die u uploadt voor conversie (PDF, DOCX)
• Gegenereerde iXBRL-uitvoerbestanden

Gebruiksgegevens

• Loggegevens inclusief IP-adres, browsertype en toegangstijden
• Apparaatinformatie en identificatoren
• Hoe u onze dienst gebruikt

Hoe Wij Uw Gegevens Gebruiken

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Leveren van onze dienst

Rechtsgrond: Uitvoering van overeenkomst - om uw documenten naar iXBRL-formaat te converteren

Accountbeheer

Rechtsgrond: Uitvoering van overeenkomst - om uw account en abonnementen te beheren

Dienstverbetering

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang - om gebruik te analyseren en onze dienst te verbeteren

Communicatie

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang / Toestemming - om service-updates en marketingcommunicatie te verzenden

AI Gegevensverwerking

Uw documenten worden verwerkt met behulp van AI-technologie om financiële gegevens te extraheren en te koppelen. Belangrijke informatie over deze verwerking:

• Documentinhoud kan worden gedeeld met geselecteerde AI- en OCR-aanbieders, uitsluitend voor zover nodig om tekst te extraheren, documentstructuur te analyseren en taxonomiemappings voor te stellen
• De specifieke aanbieders die wij gebruiken kunnen in de tijd wijzigen. Gedetailleerde providerinformatie, subverwerkersdetails en doorgiftewaarborgen zijn op verzoek beschikbaar
• Deponeringsdata wordt vandaag verwerkt in EU-regio's; waar een toekomstige goedgekeurde aanbieder buiten de EER wordt gebruikt, vertrouwen wij op contractuele en technische waarborgen die passend zijn voor die doorgifte
• Wij gebruiken uw documenten of gegenereerde output niet om onze eigen modellen te trainen, en review voor productverbetering staat uit tenzij u of uw workspace die heeft ingeschakeld

Gegevens Delen

Wij delen uw gegevens met categorieen van dienstverleners die ons helpen de dienst te exploiteren:

Infrastructuur-, hosting- en contentleveringsproviders

Draaien de webapplicatie, backenddiensten en beveiligde netwerklevering

Authenticatie-, database- en versleutelde opslagproviders

Slaan accountgegevens, geuploade documenten en conversieresultaten op

AI- en OCR-aanbieders

Ondersteunen tekstextractie, documentanalyse en taxonomiemapping

Betaal- en factureringsproviders

Verwerken betalingen, facturen en gerelateerde transactionele gegevens waar van toepassing

Ontwikkel- en operationele toolingproviders

Ondersteunen broncodehosting, monitoring en interne service-operaties

Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens alleen zolang als nodig is om de dienst te leveren, wettelijke verplichtingen na te komen en veilige herstelprocessen te ondersteunen:

• Accountgegevens: Bewaard zolang uw account actief is en in het algemeen tot 30 dagen na accountverwijdering of contractbeeindiging, tenzij de wet een langere bewaartermijn vereist
• Geuploade documenten: Bewaard zolang uw account actief is en verwijderd binnen 30 dagen na accountverwijdering of contractbeeindiging, met beperkte back-upretentie en herstelvensters. U kunt individuele documenten via de Dienst verwijderen
• Conversieresultaten: Bewaard zolang uw account actief is en verwijderd volgens hetzelfde schema als het gerelateerde account of de gerelateerde workspace, met beperkte back-upretentie

Uw Rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op Inzage

Vraag een kopie op van alle persoonsgegevens die wij over u bewaren

Recht op Rectificatie

Vraag correctie van onjuiste of onvolledige gegevens

Recht op Verwijdering

Vraag verwijdering van uw persoonsgegevens ('recht om vergeten te worden')

Recht op Overdraagbaarheid

Ontvang uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat

Recht op Bezwaar

Maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen

Recht op Intrekking Toestemming

Trek toestemming op elk moment in wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden.

Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om uw ervaring op onze website te verbeteren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen en ons helpen onze dienst te leveren en te verbeteren.

Soorten Cookies die Wij Gebruiken

Noodzakelijke Cookies

Essentieel voor websitefunctionaliteit, authenticatie en beveiliging. Kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische Cookies

Helpen ons te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken om de gebruikerservaring te verbeteren. Hiervoor gebruiken we Google Analytics en Microsoft Clarity; Clarity legt sessieopnames en heatmaps vast, waarbij gevoelige inhoud standaard wordt gemaskeerd. Deze cookies worden alleen geladen als u analytische cookies accepteert.

Marketing Cookies

Worden gebruikt om relevante advertenties te tonen en de effectiviteit van onze Google Ads-campagnes te meten. Als u marketingcookies accepteert, kunnen wij een veilig gehashte versie van uw e-mailadres met Google delen om een formulierinzending aan een advertentie toe te schrijven, op basis van uw toestemming. Zonder deze toestemming worden dergelijke gegevens niet gedeeld. Onze marketingpagina's gebruiken daarnaast Monaco, een dienst voor de identificatie van zakelijke bezoekers die op basis van het netwerkadres (IP-adres), de bezochte pagina's en de bezoekduur bepaalt welk bedrijf achter een bezoek zit, geaggregeerd op bedrijfsniveau. Zonder marketingcookies blijft deze meting beperkt tot de huidige browsersessie; als u marketingcookies accepteert, plaatst Monaco een first-party cookie om terugkerende zakelijke bezoeken te herkennen. Los van deze cookies worden de gegevens die u via een contact-, demo-, cursus- of Readerformulier invult ook als contactpersoon in Monaco opgeslagen, zodat wij uw aanvraag kunnen opvolgen en kunnen zien uit welke campagne die afkomstig is. Wij gebruiken ook de LinkedIn Insight Tag, die de resultaten van onze LinkedIn-advertentiecampagnes meet en ons in staat stelt relevante zakelijke doelgroepen te bereiken. De tag meldt de openbare pagina die u bekijkt aan LinkedIn, samen met de verwijzende pagina, uw IP-adres, de kenmerken van uw browser en apparaat en het tijdstip, en plaatst cookies waarmee u mogelijk als LinkedIn-lid wordt herkend. Daarom wordt de tag alleen geladen als u marketingcookies accepteert. De tag draait uitsluitend op onze openbare pagina's: hij wordt nooit geladen binnen de applicatie, op uw conversies of documenten, of op een gedeelde previewlink. Trekt u uw toestemming later in, dan verwijderen wij de tag van de pagina, laden wij hem niet meer en wissen wij de klik-identificatie die op deze website was opgeslagen. LinkedIn kan de openbare pagina die u op dat moment bekeek al hebben ontvangen; dat kunnen wij niet ongedaan maken. Wij gebruiken ook de Microsoft Advertising-tag (UET), die de resultaten van onze Microsoft Advertising-campagnes meet. De tag meldt de openbare pagina die u bekijkt aan Microsoft, samen met de verwijzende pagina, uw IP-adres, de kenmerken van uw browser en apparaat en het tijdstip, en plaatst cookies op deze website die uw bezoek herkennen en de advertentie-klikidentificatie bewaren, terwijl Microsoft eigen cookies op zijn domeinen plaatst waarmee u mogelijk over websites heen wordt herkend. Daarom wordt de tag alleen geladen als u marketingcookies accepteert. De tag draait uitsluitend op onze openbare pagina's: hij wordt nooit geladen binnen de applicatie, op uw conversies of documenten, of op een gedeelde previewlink. Trekt u uw toestemming later in, dan verwijderen wij de tag van de pagina, laden wij hem niet meer en wissen wij de cookies die hij op deze website had geplaatst; de cookies die Microsoft op zijn eigen domeinen plaatste, vallen buiten ons bereik. Microsoft kan de openbare pagina die u op dat moment bekeek al hebben ontvangen; dat kunnen wij niet ongedaan maken.

Internationale Gegevensoverdracht

Deponeringsdata wordt verwerkt in EU-regio's voor primaire hosting, opslag, OCR en documentverwerking. Als een toekomstige goedgekeurde subverwerker of supportactiviteit een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER) omvat, gebeurt die doorgifte onder de hier beschreven waarborgen.

Waar niet-EER-doorgiften plaatsvinden, vertrouwen wij op Standaard Contractuele Clausules (SCC's) of gelijkwaardige waarborgen en kunnen wij op verzoek nadere toelichting geven.

Beveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen:

• Alle gegevens worden tijdens transport versleuteld met TLS/SSL
• Gegevens in rust worden versleuteld met industriestandaard encryptie
• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel
• Regelmatige beveiligingsbeoordelingen en monitoring worden uitgevoerd

Wijzigingen in Dit Beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen u op de hoogte stellen van materiële wijzigingen door het nieuwe beleid op deze pagina te plaatsen en de 'laatst bijgewerkt' datum te actualiseren. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te bekijken.

Contact

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of onze gegevenspraktijken, neem dan contact op met Ontos B.V.: